整頓

キャリアアップしたい

【休み明け・仕事】は整頓チャンス!心も経費も軽くなる

休み明けはどうしても仕事のやる気が上がらないですよね。

出来上がっていた仕事の流れを一度止めているので、腰を上げるのが重くなります。

 

しかし、これを逆にチャンスと捉えてみましょう!

ポイント

仕事の流れを止めたなら、効率アップのために変えるチャンス!

今までのやり方に、効率の悪い部分はないですか?

無駄なものはありませんか?

それがベストの状態ですか?

 

きっとベストなんてないはずです。もっと良くなる方法が必ずある

ゆっくりのんびり体を休めたら、もう動きたくないですよね?めんどくさいですよね?

その気持ちを利用しましょう!

面倒なら、もっと効率よく変えてしまいましょう。

それは業績アップにつながります。

さらに整頓は持ち運び可能なスキルです。転職にも活きてくるあなた自身のノウハウになりますから、やって損はありません!

 

整頓で手柄を立てろ!

整頓で成果を上げる成功体験を積んでください。

 

整頓とは

使いたい時に取り出しやすくすることです。

そうすることで向上できる数字があります。

整頓の成果

時間削減(短縮して回転数向上、売上向上)

経費削減(人件費削減、備品費削減)

労力削減(仕事の工数削減)

生産性が上がり利益が上がるんです!

整頓をバカにする会社は、たいがいの場合売り上げ至上主義ですね。

売上を上げてもその分経費をかけていたら、利益は残らないし社員は疲弊します

整頓が出来ている会社は、『働きやすい』職場です。

物の整頓と情報の整頓がありますよ!

 

仕事の準備そのもの

仕事というものは、段取りが8割と言われています。

準備次第で成果はすでに決まっているようなものですね。

しかしこれは、情報の整頓の場合がほとんどです。

ポイント

物の整頓は、仕事の準備のトレーニングになります。

まずは成果の上がりやすい物の整頓。力が付いてきたら情報の整頓をする。

情報の整頓が仕事の仕方だとしたら、物の整頓は環境づくりです。

職場を、強制的に業績の上がりやすい状況下に置くようなイメージをもってくださいね。

 

仕事したくない時は“物を”整頓する

僕は仕事なんかやる気出ないな~って時にやっていました。

だけど、整頓すると次第にやる気が出てきます

そして一番の効能は、仕事の理解が深まることです。

ポイント

効率や優先順位を考えながらやるので、必然的に仕事や職場の構造を理解する。

さらに相乗効果で仕事が楽しくなるというわけです!

 

整頓はポータブルスキル

どこの会社でも使える自分のノウハウになります。

色々な整頓の方法があるので、思いついたり他の人のやり方を真似したりしながらどんどん知恵が蓄積されていきます。

ポイント

整頓は一度やってしまえば知恵として永遠に残ります。次の職場でもすぐに実践できる。

つまり、次の職場に行ってすぐ、現場に業績アップのための変化をもたらせる人材になります

では難しいのかというとそうではありません。物の整頓なら誰でもできますよね!

しかも情報の整頓と違って目に見えるので、成功率がかなり高いです。

 

なのに、なぜみんなやらないのでしょうか?

みんなやらないわけではありません。成果を上げる人はやっています

ただ、それが整頓だとは意識せずにやっています。

センスやIQで仕事がうまい人はいるんですが、意識していないので他の人に教えられないんです。

「みんな仕事できないなあ」と思うだけです。

そして周りの人は、隠された整頓(準備)の部分を見ることができないので、なかなか真似ができないんですね。

整頓は誰でもそれなり以上に成果を上げられるポータブルスキル

 

まず、整理する

整頓の前にやらなければいけないことがあります。

それが整理です。

ポイント

整理とは、物を捨てること。

掃除をする時は、まずゴミを捨てるところから始まりますよね?

無駄なものがあると、効率化できません。

まずはゴミをすて、優先順位の低すぎる物は思いきって捨てましょう。

物を捨てる基準

  • 3か月ぐらい使わないままの物。
  • 使っても、もたらす成果の低い物。
  • 買うコストより置くコストの方が高い物。

捨てることはものすごく大事です。

特に集団でものごとを行う時にはなおさらです。

それぞれ人には意思がありますが、全員が好き勝手やってしまっては力を結集できません

だから、やらないことを決める、つまり捨てることが重要です。

参考

戦略とは、方向性を決めること。分かりやすく言えば“やらないことを決めること”です。

役職になると、反対を押し切って捨てる、やること(やらないこと)を決める勇気が必要になります。

今回は物の整頓をしますが、最大の反対勢力は「まだ使うから」「もったいないから」という捨てさせない勢力です。

その場合は最初から無理に捨てるのではなく、整頓して成果を確認してから捨てましょう

「いらない」ということが全員の共通認識になれば、喜んで捨てるようになります。

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整頓の仕方

位置を決める

まず物を置く位置が適正か考えます。

文房具でも工具でもなんでもいいので、職場の身の周りにあるものを選んで考えてみましょう。

 

位置の考え方は大きく3つです。

  • 常時(常に使う・1時間に1回など)
  • 一時(1日に1回使うかどうか・近くにないと困る)
  • 定期(週に1回~年に1回・使う時に取りに行ければいい)

この3種類を自分の職場ではどこにするか考えます。

常時

手を伸ばせば取れる位置。もしくは椅子にすわったまま取れる。立ち仕事なら流れ作業が可能な位置。

机の上、デスク近くのキャビネット、棚の上など。

引き出しに入れず、むき出しに置いておくとよい。

一時

手は届かない範囲。常時業務の邪魔にならない範囲から、歩けば1分以内に動ける位置。

事務所内キャビネットの中、書棚など。

引き出しの中や蓋つきの箱の中でもよい。ただし何があるのか瞬時に判断できるように表示すること。

定期

少し時間をとって取りに行く場所。

事務所外、職場外の倉庫など。

何が置いてあるのか分からないと、存在を忘れるので買ってしまう。必ず置いてあるものを何かの方法で表示すること。

注意ポイント

個人デスクの引き出しはやめましょう。一人しか分からない位置では意味がありません。全員が分かるようにするのが整頓です。

 

数量を決める

次に置いておく量を考えます。

多すぎると使わないものが埃をかぶることになります。整理の対象ですね。

基準はこのようなところです。

  • 同時に使う人は何人か。
  • 予備が何個あれば次の補充に間に合うか。

同時に使う人は何人か

使う人数より少ないと、誰かが使い終わるのを待つ時間のロスが生まれます。

多すぎるといつまでも使われないものがあることになります。

人数は割らないように、余剰を最小限に抑えましょう。

予備が何個あれば次の補充に間に合うか

消耗品は補充する必要があります。発注してから届くまで使えない期間があってはなりません。

予備がなくなったら補充するのを基準にしましょう。

ひとつの量がおおい物だったら、ここまでなくなったら発注するという基準を設けましょう。

注意ポイント

最小限にしてください。ここで必要な分だけ整備することが、より難しい仕事のトレーニングになります。

 

名前を表示する

置いただけで終わらず、名前を表示します。

名前でなくても、全員が分かるマークでもいいです。

ポイント

全員が分かるようにすることが最大のポイントです。

整頓の成果は、その環境にいれば全員ができるようになることです。

だから全員が同じ認識を持てないと意味がありません。

参考

自分の部屋なら、どこに何があるか分かるので無駄なものがあっても名前が表示されなくても困ることはありません。

しかし、もしそんな友達の部屋を掃除して!と言われたらどうですか?

いちいち、これは捨てていいの?これ何に使うの?と聞かなくてはなりません。

このロスを職場でなくします。

誰も知らない場所で一人でやったとしても、次の日出勤してきた人が見れば分かる状態がベストです。

 

向きを決める

これは軽視されますが、必ずやってください。

なぜ向きを決めないといけないのでしょうか?

  • 物を認識する速度が速くなる。
  • 物を取る方向を決めておいた方が効率が上がるものもある。
  • 揃っていると気持ちがいい。

このような利点がありますが。それは副産物だと思ってください。

あなたが何も言わず、“全員が同じ向きに置くようにするにはどうしますか”?

ポイント

これを考えることが、集団を整えるトレーニングになります。

このあたりが、ノウハウになってきますね。やってみれば簡単ですよ!

方法

  • その向きにしか置けないような土台にする。(物の形に切り抜いたマットを敷くなど)
  • 掛ければ同じ向きを向くような仕組みにする。
  • その位置に置くと絵がそろう、パズルのような表示をする。

少し頭をひねって考えてみましょう!

ポイント

毎日こんなことを考えながらやっていると、現場を変える力が身についてきます。

 

転職に活かせ!

整頓は仕組みづくり

会社や集団の中ですべてを決めるのは、土台になる仕組みです。

自分が仕組みづくりをする!なんて、大それた感じがしませんか?

だから、物の整頓で大それたことのトレーニングをするんです。

ポイント

整頓は、現実を変える力。

 

おすすめの整頓場所

どこからやればいいんだろう?と悩んだら、以下のようなところはどうでしょうか?

  • 掃除用具
  • 書類
  • 事務用品

ポイント

あなたの職場では、すでに決められていることばかりだと思います。

だから、新しくつくるよりも改善することが前提です。まずは自分の範疇でできるものを探してみましょう。

とはいえ力が付いてきたら、「あれは変えたほうが効率がよくなるのにな・・・」と思うところが出てきます。

勇気があれば“提案”をしてみましょう。

 

転職スキル

ここが本題です!

ノウハウをためて、あなただけの持ち運び可能な技術「ポータブルスキル」にしてください。

 

まず見込みでもいいから数字を出すといいですよ。

メモ

・〇円の削減経費

・工数〇回削減

・人件費〇円削減

・生産時間〇分短縮

これを上司や仲間が喜んでくれると、職場全体が変わっていきます

次第に大きなものを変えられるようになってきます。

その分野が情報の改善に及んだら、以下のようなアピールができます。

メモ

・業務改善

・生産性〇%向上

・売上〇%アップ

・地域シェア〇%獲得

この域まで行けてしまったらどこに行っても通用しますね。

しかし、これはただの事実。

大切なのは、あなたのスキルでそれを成したということ。

ポイント

その成果をもたらした“プロセス”を説明できるようになっているはずです。

【物の整頓例】

生産性向上のため、人の動きを効率化できないか考えた。

観察したところ、月に1回しか使わないAが手の届く範囲にあり、Bは1日に何度も使うのにほとんどの人が約15秒かけて移動して取りにいっていた。さらに使い終わるのを待つ場面も見受けられた。

そこで、AとBの位置を交換。Bno個数を人数+1まで増やした。

結果取りに行く回数10回×人数10人×移動時間15秒、計25分の削減となった。

【情報の整頓例】

(飲食店の場合)

売り上げ個数を分析したところ、利益率10%の商品Aが一番、利益率30%の商品Bが2番だった。

アンケートをとり、Aの人気の理由を分析したところ、原価の低い材料αがヒットしていたことが分かった。

Aは無駄な材料βで利益率を落としているのではないかという仮説を立て、αを残しβを除き、その他原価の低い材料で商品開発を行いCを売り出した。

アンケート通り、商品Cは売り上げ個数一番になり、全体利益率〇%アップ。

月の粗利は〇円向上した。

情報の整頓は難しそうに見えますが、やっていることは同じです。

また別の機会に触れていきますね!

ポイントは、情報を“見える”ようにして物と同じにすることです。

 

こんなことができる人を、企業は欲しいですよね。

転職先に与える印象

  • 数字(利益・経費)への意識があるということが伝わる。
  • 自分にできることで貢献してくれる。
  • 現状を変え続けてくれる力がある。

うまくアピールして、どこに行っても通用する社会人になりましょう!

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宮内 利亮

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