無駄な会議やめてムダ話しよう

会社で起きる問題

無駄な会議をなくせ!企画が出ないのは?施策が的を得ないのはなぜ?

“モヤ~”っと終わる会議は、「無駄な会議!」なんて言われちゃいますね。

どうしてまともな企画が出ないのか?

的を得た施策が出ないのか?

その原因は、『準備不足』にあります。

やってるつもりでも意外とできていない『定点観測』とは?

振り返りが命!

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無駄な会議の原因『準備不足』

患部が分かっていない

「無駄な会議だったな~」と思うことってありませんか?

「わざわざ集まる意味あったの?」

とか、全然まともな意見出ないで終っちゃったな。」とか。

 

会議でみんなが「う~ん」と考え始めてしまったら注意!

会議で考えてしまうのは、結論を用意できるほどの情報が揃っていないことがほとんどの原因です。

 

どこかが具合悪くて手術室に入ったんだけど、どこを切ったらいいか分からない状態です。

無駄な会議の原因 深度①

『患部が分かっていない』

 

会議やミーティングは、“施策を決める”ものです。

何をしたらいいのかをみんなで約束し、終わったら即座に行動に移す。

それなのに、“施策を打つべきポイント”が分かっていない

 

採用業務においても、求人内容が悪いのか、説明会が悪いのか、面接が悪いのか、内定フォローが悪いのか、ポイントを絞らないと“ボヤ~ッとした施策”しか出ません。

ではなぜ、どこに施策を打つべきか分からないのか?

少し掘り下げてみましょう。

 

数字を拾いきれていない

その原因は、数字を拾い切れていないことが多いです。

病気で言えば、診断結果が出ていないということ。

 

『良い』のか『悪い』のかがはっきりしないと、『やめる』のか『変える』のか『強化する』のかが分かりません。

数字を出すということは、会議での方針を共有することになります。

「あ、ここが悪いね。(基準値以下だね)」

「お、ここは良いね!(基準値以上だね)」

と全員が認識できる。

 

しかも客観的に判断することになるから、みんなで同じ方向に向けます

これが数字がなくて、ただ「良かったです!」なんて言われても、信じるわけにはいかないのが責任ある社会人。

無駄な会議の原因 深度②

『数字を拾い切れていない』

 

何か具合悪くて病院に行き、先生に「良かったよ!」とだけ言われてもモヤっとする人の方が多いはずです。

「ほら、ここの数値、〇〇が普通なんだけど、あなたの場合〇〇ですよね。だから診断は〇〇ということになります。」と言われれば深い納得です。

 

僕が専門的にしていた採用でも、数字がとっても大事。

「閲覧からの応募率は?」

「説明会から選考への移行率は?」

「最終選考の通過率は?」

選考への移行率が基準以下だと分かれば、「説明会の内容が悪いかも!」と仮説が立ち、「説明会改善ー社員のインタビュー追加」という施策を打ち出すことができます。

 

ではでは!

なぜ数字が拾い切れないんでしょうか?

さらに掘り下げてみましょう。

 

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施策の精度は『段取り・準備』で決まる!

準備=『定点観測』

それは、数字を出すための事前準備が不足しているから。

特に、決まった地点の数字を追い続け、その変動を見守ることが重要です

これを『定点観測』と呼んでいます。

 

定点観測をするためには、仕事の流れをいくつかのフェーズに分けるといい。

採用業務で言えば、【母集団形成⇒説明会⇒選考⇒内定フォロー】が骨組みになります。

でもこれだけでは、大きすぎるので施策がぼやける

なのでもっと細分化し、施策を打つ場所を特定しやすくします。

【母集団形成】

・媒体ごとの応募単価

・応募~説明会の予約率

・説明会キャンセル率

・当日参加者数

【説明会】

・アンケート結果

・各コンテンツの満足度

・選考への移行率

【選考】

・選考キャンセル率

・選考通過率

・選考NG理由

(各選考で)

【内定フォロー】

・内定率

・辞退率

・辞退理由

・入社の決め手

・早期離職率

・離職の理由

お医者さんが、いくつかポイントを定めて診察するのと同じです。

 

これだけあれば、施策を考えるのなんてものの数分です。

あとは出来るだけ自動で数値化できるように仕組みを考えるだけですね。

 

無駄な会議の原因 深度③

『定点観測していない』

 

  • 観測地点を決めておく
  • 施策が出ないなら観測地点を細かくする
  • 基準を決めておく(良い悪いの判断)
  • できるだけ自動で数値化する

 

ではではで~は!

なぜ定点観測をしないのか!?

根本の要因を考えてみましょう。

 

準備=『振り返り』

根っこに近い要因。

それは、『振り返り』の不足

もっと言えば、振り返りを『軽く見ている』ことです。

 

「終わったことなんて考えてもしょうがない」と思っていると、どこかで行き詰まってしまいます。

会社は永続的に繁栄しなければいけない。

だとしたら、変わり続けることが一番大切。

どんなにマンネリ化しそうでも打破して一歩でも先に進み続けることです。

 

そのためには『いま私たちは前に進んでいるのか?』を確認しないといけません。

しっかり自分の立ち位置を確認しようとしたら、『定点観測』の重要度が分かってくるでしょう。

 

無駄な会議の原因 深度④

『振り返りを軽んじている』

 

会議が無駄に終わってしまう原因。

その根っこには、振り返りを軽視している風土がないでしょうか?

PDCAのPの前には、CAが必要です。

CAの存在しない最初なら、調査が必要です。(リサーチのR)

情報不足のプランほど使えないものはありません。

 

ポイント

準備=情報整理・情報の抽出=振り返り

 

無駄な会議を減らし、ムダ話する楽しい時間を増やしましょう!

 

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宮内 利亮

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