「メモを取る」と一言で言っても、実は意味合いは様々です。
その意味合いを分けて考えましょう。
仕事が出来る人と出来ない人の「メモを取る」の違いとは何か？
出世にも、うつ防止にも役立つメモの取り方をお伝えします。
「メモを取る」①覚えておく
まず、一番「メモを取る」の印象として強いのはこれ。
覚えておくためにメモを取る。
ごく当たり前のメモです。
しかし、実は一番重要度は低い。
このメモの使いどころは以下のような時です。
- 上司からとっさに仕事を振られた。
- とっさに何かを思いついた。
- 一時的に覚えておきたい。
ポイントは「すぐに忘れてしまう」から、「とりあえず情報を書き留めておく」ということです。
仕事においては、いつ上司から仕事を振られてもいいように何か書けるものを持っておくこと。
上司などの社内であればスマホでも許される会社はあると思います。
お客様に言われたことをメモする時は紙のほうがいいですね。
一番「しまった！」と思う時は意外と自宅。
トイレに入っている時やお風呂に入っている時！
「いいこと思いついた！」と思ったのに、出たら忘れていたってことがありませんか？
僕はかなりあります。（笑）
そしてこのメモにおいて最も大事なこと。
すぐに捨てることです。
“一時的に”覚えておくことが目的。
とっさに書ける程度のものなので、ずっと覚えておくには適さない。
長期のタスクに変える時には、必ず別の管理（別のメモ）にすることが大切です。
ここを間違えると「あれ？メモったはずなのに、どこいったっけ？」と仕事を忘れたり、
「ええと、あれと、これと、それも・・・もう仕事多すぎて追い付かないよ」という勘違いに発展します。
「メモを取る」②内容を整理整頓する
次のメモはこれ。
内容を整理整頓する。
これはどういう時かというと、
- セミナーなどを受講する。
- アイデアを導き出すために考える。
- ものごとの構造を理解する。
といった時です。
「ノートを取る」に近いですが、学校でとるようなノートとは区別しましょう。
ポイントは、情報を整理整頓して答えを出すことです。
例えばセミナーを受ける目的は何でしょうか？
仕事でもっと成果を出したり、正しい方法を学んだりすることですね。
ということは、情報を受け取るだけでは意味がありません。
必ず『何をやるか』を決めないと意味がありません。
学校と社会の違い。
学校は「テスト」が向こうからやってきます。
その時まで覚えておけば点数がとれる。
つまり、チャンスは向こうからやってきます。
しかし社会では、チャンスは勝手に訪れてくれません。
自分から獲得にし行かないと、いつまでも学んだことを実践するチャンスはやってきません。
このメモは、『やることを決める』ためにとる。
覚えておくためでもないし、タスクを管理するためでもない。
その時しか使わない。二度と見返さない。
またノートを見るだろうというのは、仕事ができなくなってしまう原因になります。
二度と見返さない前提でメモをとる。
タスクに変える時は、やはり別管理です。
やることが決まったら、その部分だけしっかり抜き取っておくことが大切です。
「メモを取る」③タスク管理
そうです。③はこれ。
タスク管理
確実にやることのリストです。
『やることリスト』
『TODOリスト』
などと言われますね。
これが最も重要なメモです。
上のふたつのメモは、一時的なもの。
タスクとしてストックする場合はこの形に変える。
ポイントがいくつかあります。
- やったらすぐに捨てられること。
- 入れ替え可能なこと。
- 毎日必ず見る場所にあること。
このやり方次第で、仕事が出来る・出来ないが決まります。
毎日手帳を使うなら、おすすめはポストイット。
必ず見るカレンダーなどのページに、ポストイットを貼っておけば“絶対に忘れません”。
スマホならタスク管理アプリはたくさんありますが、注意点はやはり“毎日必ず見る”こと。
この、絶対に忘れない仕組みをつくることが仕事が出来る人です。
また、“できること”だけに絞ることも仕事が出来る人の特徴。
仕事が出来ないと言われる人は、タスクの数が多すぎます。
今すぐに出来ないことや、漠然とした言葉でメモしてしまう。
すると行動に移らないでメモばかりが増え、忙しいと勘違いしてしまう。
行動レベルで書くことが大切。
仕事が遅いわけではなく、仕事に取り掛かるのが遅いんです。
シンプルに、行動することだけを書く。
やったら捨てるので、やることひとつにつき一枚。
忙しい＝情報を整理していない
「仕事が出来ない」と言われる人は、忙しいつもりになっていることが多いです。
これは、情報を整理できていないから起こることです。
情報を整理する
・行動だけを書く。
・今やることには、今出来ることだけを貼っておく。
（今日のカレンダーには、今日出来ることだけを貼っておく）
・やれないことは捨てる。
「忙しい」と言っていいる人のメモを見ると、ある特徴があります。
- 今できないことがタスクに入っている。
- 漠然としていて行動レベルで書いていない。
- 後回しにしたタスクをずっととってある。
例えば、仕事の出来ないメモは・・・
「契約を3件取る」「売上100万円達成」など。
一見よさそうに見えますが、これは目標でありタスクではありません。
仕事の出来るメモは・・・
「○○商事にアポ電」「○○さんに企画書提示」など。
やることが明確ですよね。
しかも簡単そうなので、すぐにやろうという気が起きる。
そして結果として、契約や売り上げにつながる。
難しいことを簡単に分解するのが、仕事ができる人です。
精神的に健康なメモ
「仕事が出来るメモ」には、仕事ができる以外にも素晴らしい効果があります。
それは
精神的に健康でいられること
メモを、必ず見れる場所に、シンプルに、やれることだけ書く。
すると次にその場所を見るまで、“忘れてもいい”ということです。
これが一番の盲点かもしれません。
メモは、覚えておくためにとるというよりも、忘れるためにとる。
忘れてはいても見れば思い出すので、安心して生活できる。
メモをとっていなかったら、「覚えておかないといけない」と必死。
頭の中がいっぱいになり、整理整頓できずにこんがらがってしまう。
いつも忙しい、スッキリしないという状態では、うつになってしまうかもしれません。
ぜひ、精神的に健康でいられるメモをとるようにしましょう。
