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仕事する【ビジネスマンの頭をシンプルに】整理は戦略!整頓は戦術!

頭の中をシンプルにして、さらに成果を残せるビジネスマンになろう!

戦略とはこういうものだ・・

戦術とはあれやこれや・・

横文字でわざわざ難しい捉え方をする必要はありません。

いつもやっている『掃除』と同じだと考えよう!

整理・整頓がもたらす成果とは?

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『仕事のしかた』をシンプルに

仕事が難しそうに見えるのはなんでだろう?

子供のころ、大人がやっている仕事を見るととても難しそうに見えましたね。

「あんなこと出来そうにないや」と。

 

だけど大人になり、社会人になり、様々な経験を積むと思います。

『こんなに簡単な事だったんだ!』と。

 

自分には到底出来そうにない事でも、実際に実現している人がいる以上はやり方がある。

まずは仕事そのものを、もっとシンプルに取られることから始めてみましょう!

考えてみたら、「戦略策定・戦術企画」なんて、【整理・整頓】と変わらないでしょ!?

 

頭の中で考えない!

いつもやっている掃除だと思って取り掛かってみればいいと思うんです。

 

【整理=戦略】

要るモノ・要らないモノを分ける=???

整理には、2段階あります。

  • ①要るモノと要らないモノを分ける
  • ②要らないモノを捨てる

ですね。

 

まず①の「要るモノ・要らないモノを分ける」のは、仕事の何に当たるのか?

言ってしまえば事業仕分け

成果が出ているかどうかを特定する作業です。

 

要るモノ・要らないモノを分ける=事業仕分け

 

物を整理しようとするとき、「これは使うかなあ、なくても困らないかなあ」と考えますね。

これを仕事でやればいいんです。

 

会社全体で大きく捉えれば、儲からない部門・足を引っ張っている事業の数字を洗い出すこと。

個人の仕事で言えば、業務ごとの生産性を考えたり、費用対効果の数字を出したりすることですね。

 

月に1回とか、少なくとも年に1回。

「これは本当に成果(利益)出ているの!?」と考え直すことが、戦略の第一段階です。

 

要らないモノを捨てる=???

②は「要らないモノを捨てる」ことです。

そう。整理とは、捨てることです。

でも実際捨てるのは、その前の要る要らないを考える段階が必要だから2段階にしているだけです。

 

そしてこれ自体がまさに戦略なんです。

捨てること、やらないことを決めることが戦略。

 

要らないモノを捨てる=戦略策定

 

戦略が苦手な会社は、捨てることができません。

「先代が一生懸命頑張ってつくった部門だから・・・」

「これが伝統だから・・・」

捨てられずにいると、会社の財務を圧迫します。

 

個人の仕事でもそうですね。

やることばかり増えても、いずれ限界が来ます。

仕事が上手なビジネスマンは、やらないことを決めている。

 

北海道に向かうなら、沖縄に行くことはやめる。

スケジュールを組むなら、他の事をやらないと決める。

戦略とはやる方針を決めることではなく、やらない方針を決めることです。

 

整理して捨てたら、二度と戻ってくることはないはずなんですよね。

 

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【整頓=戦術】

よく使う物を手前に置く=???

整頓(戦術)は、3つの段階に分けて考えてみましょう。

  • ①よく使う物を手前に置く
  • ②個数を決める・個数が分かるようにする
  • ③用途や名前の表示

 

まず①の「よく使う物を手前に置く」は日常的に行っていると思います。

常に使っている物は携帯する。

よく使う物は棚(引き出し)に置く。

たまに使う物は倉庫に入れる。

とっても当たり前なこの行為。

仕事で意識的にやる事で、大きな成果を生みます。

 

よく使う物を手前に置く=効率を上げる

 

「モノ」でも「情報」でも「仕事」でも同じです。

 

情報であれば、よく使う営業資料をフォルダに入れてすぐに引き出せるようにしたり。

仕事であれば、利益の出ている順に並び変えて、成果の高いものから優先的に実行することです。

 

もちろん適当じゃだめですよ。

ちゃんと数字を洗い出して、優先順位を変える。

それだけで効率が上がって利益が増えるんですね。

戦術の第一段階です。

 

個数決める・個数が分かる=???

次に②の「個数を決める・個数が分かるようにする」

何個あれば在庫が切れないか考える。

あといくつ残っているか分かるようにしておく。

なくなりそうになったら追加する。

こうすることで、ムリ・ムダ・ムラをなくします。

 

食器用洗剤がなくなってしまったら、力技でゴリゴリ磨くしかないのでムリがある。

洗剤が多すぎると使い過ぎたり、新しい洗剤が発売されても古いものを使うしかないのでムダが出る。

あったりなかったりすると、食器洗いという作業のクオリティにムラができる。

 

個数を決める・個数が分かるようにする=資源の常時適正化

 

最も分かりやすいのが「シフト」ではないでしょうか?

少ないと仕事が回らないし、多すぎると人件費がかさむ

辞めたら入ってくる採用も考えないとムラができますね。

 

もちろん、「情報」や「ツール」も仕事をする上で必要な資源です。

 

会社で言えば、先輩と同じクオリティで仕事をするための情報(教育)を与えているか?

それを管理できているか?

パソコンやシステムなどのツールで利便性を与えているか?

 

個人で言えば、仕事を管理するアプリや手帳などを活用しているか?

忘れないように、早く出来るように、自分なりにシステムを作っているか?

 

資源を常時適性に保ち、一定のクオリティを発揮できる集団(個人)にする。

仕事のムリ・ムダ・ムラをなくす。

戦術の第二段階です。

 

用途や名前の表示=???

最後に③の「用途や名前を表示する」

何に使う物なのか表示する。

名前だけで用途が分かるなら名前を表示する。

似た用途で分類する。

誰でも分かる状態にしてあげることです。

 

家で「食器用詰め替え洗剤」と「お気に入りの洗剤ボトル」があるとしましょう。

お気に入りのボトルに入れても、それが何なのか、詰め替えた人にしか分かりません

だから、ボトルに「食器用洗剤」と書いておく。

もしくは、台所に置いてあれば、それが洗剤だと想像することができますね。

もしこれがお風呂のリンスの横に置いてあって名前も書いてなかったら、それでシャンプーしちゃいますよね!

 

こんなバカバカしいことでも意識すれば、会社でも生きてくるんです。

 

用途や名前を表示する=全社のレベルアップ

 

自分だけが出来ればいいじゃなく、うまくやる方法を知っているなら他の人にも教えてあげること。

教えるのが面倒なら、すぐに引き出せる場所に情報をしたためてあげること。

自分のことだけ考えていては、会社全体は良くなりませんから。

 

  • どこにあるのか分かる状態。
  • 誰に聞けばいいか分かる状態。
  • どうやるのか聞かなくても分かる状態。
  • 自動でできる状態。

誰でも出来るように環境を整備してあげることです。

戦術の第三段階ですね。

 

戦術とは、

  • 効率を上げ(優先順位)
  • 資源を常時適性に保ち(ムリ・ムダ・ムラ排除)
  • 全社のレベルアップを図る(誰でも出来る化)

戦略を達成するための手段。

目的地に辿り着くための移動手段です。

 

人間の活動の原点はいたってシンプル。

それは仕事にも適用できます。

いつもやっている整理・整頓を仕事に応用してみよう!

 

当たり前のことを仕事で活かせる社会人になりましょう。

 

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宮内 利亮

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