「忙しい…‼」と言っている社員ほど、実はスケジュール管理やタスク管理が出来ていない場合は多いですね。
基本的なスケジュール管理の考え方とはどんなものか？
そして上司も部下任せで仕事を投げるだけではダメ。
部下のスケジュール管理は上司の仕事です。
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忙しくて「もうムリ！」となってない？
スケジュール管理から始めよう
次から次に襲ってくる仕事に、「もうムリ～」となっていませんか？
それは『スケジュール管理』ができていない可能性大！
上司の協力が得られていない可能世大！
スケジュール管理がちゃんと出来ていないと、どんどん自分を追い込むことになります。
だけどちゃんと出来ていると、『なあんだ、こんなに簡単だったんだ』と嘘のように軽くなる。
チームで仕事をはじめる時、新しい流れで仕事をする時、どんな時もまず始めにスケジュール管理から。
基本的な考え方は、『ムリをなくす』ことですね。
社員が得られるもの以上に頑張っている会社は、決して長続きしません。
「よし！来月はこの通りに動けばバッチリ！」
というところまで持っていく。
スケジュール管理は計画と似ています。
目標達成のための動き、評価されるための行動もスケジュールに入れておきましょう。
ムリ・ムラ・ムダをなくす
スケジュール管理の基本的な方針。
それは、
- 「やらない時間」を決める。
- 行動のブラックボックスをなくす。
- クッション時間を入れる。
まず大事なのは「やらない時間」を決めることです。
『戦略』というのは何においても、やらないことを決めてムリ・ムラ・ムダを省くことを言います。
スケジュールも例外ではありません。
そのためには会社の評価上の問題や上司の導き方も影響してきます。
そのせいでマイナス評価になりたくないから、部下は頑張りすぎて続かなくなるんですね。
休み・就業時間・担当などをメンバー全員で上司に確認してもらいながら決める。
「行動のブラックボックス」というのは、やることが決まっているのにスケジュールに入っていない仕事のことです。
もしタスクをスケジュールと別に管理しているなら、タスクをスケジュールに割り振る。
極端な話、スケジュールにすべて組み込まれていればタスク管理は必要ありません。
意外とタスクばかり積み重なり“行動する時間を確保していないだけ”で『忙しい』と言っている場合があります。
スケジュールに隙があると、誰かに仕事を割り当てられてしまいます。
タスクはスケジュールに組み込む。
そして“余裕がある出来る社員”になるために大事なのが、「クッション時間」です。
先ほどスケジュールに隙があると誰かに時間を埋められてしまうと書きました。
そう、空いた時間を意図的に確保して隙を見せないことです。
忙しくて手が回らない人は、ギチギチにスケジュールを詰めすぎてしまいます。
打合せの後にやるべきことが出来たのに、すぐ次の打合せを入れてしまっている。
余裕を持てる時間を死守できるかどうかが、来月のストレス度合いを決めてしまいますよ！？
詰めすぎないで「クッション時間」を確保しよう。
スケジュール管理で余裕を
出来る限り「突発」をなくす
やらない時間を決めてクッション時間を設けても、“やることをやっていれば”大丈夫なわけです。
そのために行動のブラックボックスをなくして、なるべくすべての行動をスケジュールに落とし込む。
ここで邪魔になってくるのが“突発的な仕事”です。
- 会議
- 打合せ
- 報告
- 急な指示
- 手伝い・ヘルプ
- メンバーの急な休み
例えばこの中で、突発にならないようにすることが出来るものがありますね。
「会議」や「打合せ」は当然スケジュールに入れておく。
意外と急に呼ばれてしまうことが多くありませんか？
よほどのことがないと突発的な会議は出来ないような風土もあった方がいいですね。
「報告」はどうでしょう？
この報告の仕方を工夫して効率化するだけで、大きく時間を生むことが出来る会社もあります。
報告する場所、日時は決まっているか？
わざわざ報告用に情報を再度書き出していないか？
人が報告する必要があるか？（数字を作っておけばよくないか）
「急な指示」はなかなか難しいですね。
だけど出来ることはあります。
社長からの急な指示は、受ける人を決め、その人がメンバーのスケジュールを把握していて割り振っていく。
だから上司が受けるのがベストです。
余裕のある（ように管理するのがうまい）上司を通り越して、部下に直接指示が行ってしまうと管理体制が崩れます。
上司は指示を飛ばす可能性がある人との密なコミュニケーションが取れる状況を作っておきたいですね。
急な休みの埋め合わせやヘルプ要請など、予測困難なこともあります。
こういった事態にいかに対応可能な余裕を生んでおくかで、社内のストレス度は全然違ってきます。
担当と個人への評価が連動していたり、替えのきかない仕事を詰めすぎていると、ずっと心が張り詰めたままになってしまいますよね。
「共有」なくして効率化なし
スケジュール管理は個人のものではありません。
チーム・会社での共有が大切です。
他の人のスケジュールが分からないと、確認の手間や調整の妨げになります。
それに、下手をすると“いつ休んでいいか分からない”状況になるかもしれません。
社員が協力して余裕を持ちながら仕事を進めていくには、スケジュールの共有が大切。
『共有』には、余計な手間を省く効果があります。
単に相手の予定を知っていれば聞く手間が省けるというだけではありません。
「お願い、助けて」という前に「ここ手伝うよ！」と言ってもらえることもあります。
メンバーが心を通わせて目標に向かって進んでいくには、スケジュールの共有が必須ですね。
本当は上司の仕事！
『休み・会議・イベント』をメンバーで初期配置
とはいえ、スケジュール管理は部下が一人で出来ることではないんです。
必ず上司の許可が必要になる。
許可を受ける義務がなくても、「やらなくていい」と言ってくれないと際限なく頑張るしかなくなってしまうんです。
それと、スケジュールは“メンバーとの約束”でもあります。
仕事の分担、タスクの分解、個人でなくチームで事を成そうとするから、スケジュールが必要なんです。
『休み・会議・イベント』は全員確認のもと決める。
だから上司がどのようにメンバーのスケジュールを管理するかがとても大事ですね。
マネジメントの初歩です。
スケジュール管理のないマネジメントは“気合でＧＯ”になりがちなので注意です。
部下を休ませるのは上司の仕事
決して上司に責任を全部なすりつけたいわけではないんですが・・・
『忙しい』と言わせないのは上司の仕事です。
部下を休ませるのは上司の仕事です。
部下の中には、スケジュール管理が下手でいつも忙しい割に仕事が進まない人もいます。
そんな時は経験豊富な上司が一緒にやってあげてください。
ここで「自分にも仕事があるから」と忙しそうにする上司は、つまり部下のマネジメントは仕事ではないということになります。
部下より高い給料を配分されているなら、部下よりうまいスケジュール管理で余裕を持っておきましょう。
上司・トップの余裕がチーム・社員の余裕。
自分自身がしっかり休める（休んでるように見える）上司が、持続的な明るくモチベーションの高いチームを作っていきます。
