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情報共有を諦めるな!職場によって違う【コミュニケーションの構造】

職場の【情報共有】は、今や必須の会社スキルと言えます。

いかに早く情報を回すか、いかにその情報を使ってより良い価値を生んでいくか。

しかし、職場によってコミュニケーションの形は全然違う。

「ウチはミーティングしてる時間なんてないから!」

と言っていて、本当に大丈夫ですか?

職場によって違う【コミュニケーション構造】

現場の形、コミュニケーションの形

職種や部屋の構造などによって、コミュニケーションの形は全く違いますよね。

  • 大きな部屋ひとつにまとまって仕事する。
  • 別々の場所、チームで仕事する。
  • 個人で営業する。
  • 店舗があり、ローテーションで仕事する。
  • 事務なので全員一緒に休憩できる。

一人で完結する仕事だと、日報などで一方的に情報を与えて終わりになったり。

ローテーションだと、全スタッフでミーティングする時間が取れなかったり

働き方によって、情報共有に「不利な状況」が存在する!

 

まず考えたいことは、自社の「不利な状況」は何か?

理想とのギャップを考えてみましょう。

理想的な環境

全員が同じ空間にいる。

全員が同じ時間に仕事をし、同じ時間に休憩する。

全員がミーティングに参加できる。

全員が意見を出せる。

全員が双方向のやり取りができるツールを使っている。

ギャップがあるということは、伸びしろ・可能性がそこに隠れているということです。

「ウチの職場ではできないから」と思っていたら、「できるようにした」ライバル会社に置いていかれる。

 

【情報量】に差が生まれる

では一体、情報共有できないことの何が悪いのか?

今までそれでやってきたから、何も問題はない。そういうものだ。と思っている現場も多いと思います。

 

まず、当たり前ですが違いが生まれるのがこれ。

【情報量】に差が生まれる。

共有する時間が少ないのだから当然です。

 

では、情報量が少ないとどんな問題が起きるのか?

これを問題として捉えることが難しいのも問題かもしれません。

会社(経営・決定側)と社会のあらゆる接点(現場)では、状況(情報)が全く違う。

答えは現場にある。

答えとなる情報決定に必要な情報と混ぜ合わせる必要がある。

これができないと、「見当違いの決定」がされる会社になる

 

さらに、現場の人同士が情報交換量を増やすことがすごく大事だと思います。

メンバーで経験の共有ができる。

経験の共有ができると、「こうしたらいいんじゃない?」と経験していない人までが解決に乗り出せる。

一人が経験した問題を多くの知恵で解決する。

これがチームの強さですよね。

 

【会議】と【情報共有】と【ミーティング】

【会議】【情報共有】【ミーティング】

全て同じような意味合いでありながら、会社によって捉え方は様々だと思います。

まず何かの言葉に決めて、その言葉の定義を共通認識!

「ウチは、ミーティングをこういうものだと思ってるよ!」と共有するといいと思います。

 

【会議】

というと、会社によって本当に様々な在り方だと思います。

「無駄な時間」にもなるし「クリエイティブな時間」にもなる。

貴重な時間には変わりありません。

どういう時間として使うのかはしっかり定義した方がいいですね。

 

【情報共有】

この言葉は、「共有して終わり」な感じがしてしまいますね。

それでは効果半減かな~と思います。

「じゃあこうしよう!」まで共有したいですね。

 

【ミーティング】

この言葉、なぜか現場が大好きな確立が高いので、僕はこれを使っていました。

会議より軽い感じがし、気軽に意見できるイメージがありますね。

僕はよく、目的を英語にして頭文字3文字でミーティング名をつくっていました。

メモ

Front Line Meeting=「FLM」

など。

 

ポイント

クリエイティブな場を意図的につくる。

意見が出しやすい構成・もしくは人数で、参画意識が沸くネーミングにするといい。

 

知らずに起こる『情報ロス』

「この現場が当たり前」だと思わない

理想とのギャップは考えてみましたか?

ギャップがあるのは分かったけど、変えられないと思っているかもしれませんね。

例えば飲食店は利益に直結してしまいます。

人件費が大きいので、話し合いをしている時間に時給を払うのが厳しい

(休憩時間なく営業するファミレスなど)

朝の出勤時間もバラバラなので、情報共有している時間がない。

 

かなり不利な状況です。

一時的に利益を削ってしまうので、ミーティングをするという決定自体にとても勇気がいる

しかし、こうとも言えます。

ライバルも同じ状況でやっている。

ここでクリエイティブな時間をライバルより増やせれば

質の面で圧倒的に差をつけることができる。

(効率や生産性でも)

長期的に勝ちにいくなら、他社との差別化は必須です。

目の前の利益を長期の利益に向けて投資する。

 

僕は飲食店でもこういった環境整備をし、圧倒的に成功を収めている店舗を見てきました。

「出し抜いてやる」「抜け出してやる」と思っているライバルはいます。

「他も同じだから」

「この業界はこういうものだから」

と思っていたら、置いていかれることはあっても勝つことはできません。

 

「今はまだないもの」を一番ロスしている

この「ロスしている」という認識を持つことがいいのかなと思います。

ただ、それは目に見えないし正体も分かりません

  • もっといい方法がある。
  • もっと生産性を上げる方法がある。
  • もっと社会が求めているものがある。
  • もっと利益は上がる。

クリエイティブな時間をつくらないということは、この機会をロスしているということ。

 

目的を同じにするチームで情報を回すと、勝手に進化してくれるものです。

何を生もうとしているかは分からないけど、その化学反応を信じる

「今はまだないもの」が必ず生まれる。

人はみんな生きてきた経験や状況が違います。

だから誰が良い意見を出してくれるか分からない。

会社・チームである本領は、全員の力を活かしてこそ発揮されます。

 

『情報が化学反応する時間』をつくる

情報が一気に混ざり合う場

『情報が化学反応する時間』

まるで実験するように、意見を出してはどんな風に発展するかを楽しむ。

 

こんな場を作れたら、現場はどんどん進化していきます。

  • 堅苦しくなく
  • 全員が対等に
  • 意見が出せるように
  • 出た意見を否定せず
  • 他人の意見を建設的に発展させる
  • 情報が生々しいうちに

現場は絶えず変化しています。

だから本当なら毎日やりたいですね。

 

当然簡単ではない。だからこそ、

この仕組みをつくれたら、現場はどんどん進化していきます。

 

ポイント

今すぐに使える情報を今すぐに料理する。

一回の時間は短く、回数を多く設定するといい。

 

無理をしてでもつくる

“無理をしてでも”やる価値はあります。

僕はこの時間をつくるために、“やらなくていい仕事”を決めていました。

ここで活きてくるのが、整理・整頓の技術

経営的に言えば『戦略』です。

全体のプロセスを調整し、建設的で発展性のある時間をつくること。

 

これをやらなければ、今までと同じスピードでしか成長できません。

生き残りをかけた今の社会では、命とりにもなります。

ちなみに整理するためには、結果を数字で出して優先順位を決めることです。

例えば商品を減らす。

利益額、出数、原価率を出して、“一番なくていいもの”を決める。

そのために工数をかけている商品を減らすといいですね。

商品ではなく、サービスや準備作業でも同じです。

 

それがあることによって時間を取られていること。

実際は大して効果がなかったこと。

タスクを洗い出していくと、意外とあるものです。

時代は変わっていくんだから、ない方がおかしいですね。

 

行動しないと、現状維持しかありません。

進化しないことは今の社会では危険すぎる。

クリエイティブな時間を確保して、変わり続ける現場をつくりましょう。

 

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宮内 利亮

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