コミュニケーションの在り方

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「中年注意!?」新しいコミュニケーションは『時間を奪わない努力』

私たち世代、デジタルに取り残された中年は注意!

そのコミュニケーション、もしかしたら仲間の大切な資源を奪っているかもしれません

それは二度と取り戻せない『時間』

有効にコミュニケーションの時間を使ば、あなたのチームの生産性は大きく向上する。

テレワーク、新技術、求められるコミュニケーションの変容

現代は様々な社会構造の変化やテクノロジーの進化、生活習慣の変化により、仕事におけるコミュニケーションの在り方が変わってきている。

今回は特に弊害となりそうな『時間を奪うコミュニケ―ション』について。

 

時代は新しい技術により革新的に生活が変わっています。

にも関わらず、「社内の連絡ツールだけが変わらない!」なんてことがありませんか?

 

ここ最近で最も変わった働き方と言えば、テレワーク。

ではテレワークになり今まで“話しかけてきた上司”が何を使って連絡してくるか?

これがもし電話やメールなどであれば、かなりキツイですよね?

 

社内コミュニケーションの在り方は、変容が迫られている!

 

文字ツールコミュニケーション

メールの使い所

まず代表的な文字ツールのメールです。

スマホに慣れた若者がメールで連絡をもらうと、結構なストレスかもしれませんね。

 

メールは

  • あいさつ文や定型文が多く長い
  • 文を読む時間が余計にかかる
  • 情報を取りに行く手間がかかる
  • 全部読まないと危ないんじゃないかと無視できないことがある

 

双方しっかりとエビデンスを残す必要があったり、コンプライアンス上致し方ない場合に限り使うのがいいですね。

メールの使用目的は、記録用やセキュリティ対策などに変化している。

 

『文字を減らす』努力(要点抽出)

もし長いメールを送っているのなら、もっと『文字を減らす』努力が必要かもしれません。

例えばアプリやチャットツールを使えば、あいさつ文が要りません。

なぜなら、“常に繋がっている前提”だからです。

社内で隣にいるのと同じです。

 

最近では社外の人とも“隣にいるかのような”スピード感のあるやり取りが求められる。

メールでは遅すぎますよね。

しかも長たらしい分を読んでいる暇もありません。

 

目的は“時間を効率的に使うこと”です。

常に仲間やビジネスパートナーと繋がっている感覚。

それから、

余計な言葉を排除し、要点だけを抽出して伝える能力があるといい

 

読むタイミングを『相手に任せる』努力

もう一つの工夫は、読むタイミングを『相手に合わせる』努力です。

緊急なら緊急用のLINEなどを使えばいいですが、基本的には“見えない相手を気遣う”必要があります。

 

同じ社内にいれば、物を持って運んでいる人に仕事の指示は伝えないですよね。

これが見えない端末越しの相手となると、遠慮なしになる。

LINEで何通もポコポコ送ってしまったら、相手は「何事!?」と常にスマホを見ないといけない。

緊急と通常の区別も付きません。

 

プレッシャーを与えず、自分の都合だけで送りまくったり、メールなどの気づかない場所に送ってしまったりしないようにする。

相手の時間コントロールの邪魔をしないようにするといいですね

 

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発声コミュニケーション

電話はかなりイヤがられる

いま最もイヤがられるのは“電話”かもしれません。

いつかかってくるか分からず、しかも出ないといけない電話は相手のペースを著しく乱します。

 

お客様の電話は、出る準備を常にしていますよね?

でも仲間やビジネスパートナーからの電話は別です。

できれば“効率よく終わらせて欲しい”わけです。

 

チャットツールであれば、ほとんどは自分の手を止めることなく、自分の都合のいいタイミングで見ることができます。

だから発声による直接のコミュニケーションは、事前のお互いのアポを取ったうえで

 

突然の電話は要件も分からず、「すぐにかけ直さないといけないんじゃないか」というプレッシャーになります。

「後でお電話ください」もイヤがられますね。

電話をしてもらうなら、要件とだいたいの所要時間を伝える。

 

時間という資源が超重要な位置を占める現代では、直接話しかけたり電話をかけたりすることの在り方を考え直さないといけません

 

『文字変換しやすい』努力(ロジカル)

最近では文字変換のツールもかなり正確なものが開発されてきました。

ここで必要になってくるのが、『文字変換しやすい』努力です。

 

「機械に使われるのはおかしいだろ」と思ってはいけません。

機械が読み取っていることは非常に正確。

今まで相手が聞いていた言葉を一字一句逃さず表示しているんです。

 

つまり、機械が読み取りやすい話し方を訓練することで、人とのコミュニケーションもより的確になるということです。

「え~」とか「あ~」という言葉が、ままで相手にとっていかにノイズになっていたか。

正しく発音し、余計な音を入れないように努力すれば、今までよりコミュニケーションの質が格段に上がります

さらにロジカルに話を捉える能力にもなり、問題解決に一歩も二歩も近づくでしょう。

 

新しい時代のコミュニケーション方法には、効率化や思考訓練などとてもメリットが多い。

今までの常識は一度否定して、新しい在り方を考えてみたいですね。

 

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宮内 利亮

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