人口減で売り上げが伸びない今、経費削減が必須。
各社がこぞって【効率化ツール】を開発する中、システム化に乗り遅れるわけにはいかない。
僕がいた会社では、リストラなしで経理を一人に削減。
元人事部長がこれからの時代に備える人員配置と考え方を解説します。
この記事は
- システム化なくして未来はない
- 総務・経理でしてはいけない働き方
- 事務がいらなくなる時代の働き方
利益を上げられる最大のポイントが『経費削減』
まず『経費削減』というと“どんより”したイメージがあるんじゃないでしょうか？
「ケチくさいなぁ～」なんて思う人もいるかもしれません。
だけど、これからの時代は『軽費削減』なんてマストです。
人口が減り続けることが確定している今、売上を上げ続けることは困難。
どこで利益を上げるのかと言えば、他の何を差し置いても『軽費削減』です。
もっと言えば、当たり前のように“効率化”できている会社でないと、戦う土俵にすら上がれない。
システム化の波は絶対に止められません。
ＡＩやロボ、自動化のニュースは至るところで流れています。
人口が増えている国でさえ自動化・システム化は進み、その分の人が利益を上げに回る。
人口の減る日本が、いかにそれを重要視しないといけないかが分かります。
これからの時代は、利益を上げる人が何人いるか。
利益を生まない人を何人減らすかです。
間接的にでも“利益を上げる”ことが全員に求められている。生産性の時代。
システム化の進歩が目覚ましい
そういった時代のニーズに合わせて、便利なシステムが多く登場しています。
どれにしようか迷いますが、そんなに大差はない。
ハッキリ言って、使ったもん勝ち。早く始めたもん勝ちです。
僕もいくつかシステムを導入しましたが、どれも最初はとっつきにくかった。
人間は変化が嫌いな生き物です。
だけど、1か月もやるとどんなシステムも“分かってくる”。
そして、二度と手放せなくなる。
スマホと同じです。
僕が大事だと思ったのは、とにかく何かを一度やってみることです。
で、他のシステムが良さそうなら変える。更新する。
考えていたらいつまでたっても導入できませんでした。
これからの時代は全てそう。
スマホもアプリも、やり方を理解してから使える人なんていない。
次から次に新しい物は出るので、待っていたらきりがない。
だから使いながらアップデートしていくんですよね。
このブログは転職がメインなので、僕の紹介できるシステムはこれぐらいなんですが、十分いいシステムです。
今はＴＶでもＣＭをやっていますね。
僕は「人事・総務系のＥＸＰＯ」にも何度も行っていて、そこで目にしていました。
すでに他のシステムを使っていたので導入には至りませんでしたが、まだ導入していないなら資料を取り寄せてみることをおススメします。
総務・経理（事務員）に長く居てはいけない
そんなわけなので、総務や経理で“決まった仕事を”続けてはいけません。
立場が上にしろ下にしろ、いつかなくなる仕事です。
決まった（ルールのある）仕事なら、機械やシステムの方が正確かつ低コスト。
それでも自分の居場所にこだわる思考があるなら、早く変えないとダメです。
“居場所がなくなってからではキツイ”です。
どうしても安定した給料をもらって、同じ仕事を続けていると“このままいける”と錯覚してしまいます。
しかし、どう考えても社会は変化している。激動です。
自分の安定したキャリアを手に入れるためには、転職も一つの手。
今までの「１社で同じ仕事で」は通用しなくなる。
転職サービスならこちらにどどーんと載せてます。
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事務職の将来の在り方についてはこちらでも記事にしています。
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【事務職】マイナビキャリレーションを考える。無期雇用派遣一見すごくイイ！けど
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しかし何も転職をしなくても、キャリアは積めます。
それが以下のようなことです。
現場も総務も『利益』に集中
全員が『利益』にコミット
これ、何かと言うと目標管理です。
僕がいた会社では、最終的に経理が一人になりました。
- 経理システムの導入
- 業務のアウトソーシング
の二本が大きな要因。
しかし、経理自身が「仕事失いたくない！」と思っていたら反対勢力になり、システムをわざと使えないものにしたがります。
経理自身が、「もっと効率化したい！」と思うことが大事だってことです。
そこで一役買ったのが、「目標管理」でした。
各部門で6か月ごとに作成する「実行計画」。
最終目標はもちろん利益（経常利益）。
部署の人が目標から行動まで、すべて決め、社長が承認するだけというもの。
回を追うごとに利益を目指して自走し始めます。
振り返りを定期的に行うんですよね。
毎月と、半年に一回、時期の作成を含めた大きなものを。
すると自ら「人件費が重い」とか、「これはムダ！」と考えるようになる。
「あの部署の商品は、人事のビジネスパートナーも求めてるのでは？」とか「他に使える助成金はないか？」とか利益を求めるようになります。
経理自らが人件費を削減し、利益部門を作ろうとします。
この視野の広さ、柔軟性がこれからの時代の事務職に求められてきます。
新事業が勝手に生まれる
総務であっても、新しい利益は生めるんです。
そしてそれは、上から押し付けられるものではない。
会社ができるとしたら、“考える時間を与えること”ぐらいです。
決まった仕事を長く続けようと思うと、仕事の発展性よりもいかにそのやり方を守るかに焦点が当たってしまいます。
そのままこの時代の激流に飲まれるのは非常に危ない。
もしあなたが総務や経理の担当であるなら、一度自分にまつわる数字という数字を出してみましょう。
- 自分・部署の人件費
- システム、事業運営等の諸費用
- 業務時間と処理工数
- 助成金
- 総務が協力しなかった場合の損失
なんでもいいんです。
どうですか？変えられそうな数字がありますよね？
もし仕組みを変えたりシステムを導入して
月20日出勤・時給1000円の100人が30分ずつ時間を短縮できたら
年間1200万円の利益を上げることになります。
そう考えたら、自分の仕事に固執しようとは思わないはずです。
ポイント
総務はとても夢のある部門。
システム数十万で年間数千万の削減も可能な部門です。
部門の数字を洗い出せば、できることは必ず見つかり、それを変えたら総務の手柄（利益）です。
総務が仕事を楽しめないのは、利益を目指していないから
「私はお金を生んでいないから」と思っていたら、なんだか営業部門の人の方が上に見える。
それじゃ面白くない。
「同じ仕事をずっと続けたい」と思ったら、新しいものを拒否しなければいけないし、自分の仕事の正当性を作らなければいけない。
これも苦しいですよね。
やはり胸を張っていい仕事・いい総務・いい経理をしようと思ったら、自分に変えられる範囲を変えることです。
それに、利益を生んでいるのに、数字に出していないだけで損をしているかもしれませんよ。
ポイント
利益を追って行動していれば、胸を張って楽しく仕事ができます。
システム化は必ずやってくるので、仕事の変化は免れない。
総務・経理で決まった仕事の繰り返しはしてはいけない。
事務員がいらなくなる時代、事務員は利益を追うことで自ら考え行動し、今までの“事務員という枠”を超えた存在になればいい。
大仰に聞こえるかもしれませんが、そう難しいことではありません。
システム一つ入れた時の損得を計算するところから、すでに利益を上げる行動です。
新しい時代の事務員として、利益を生んでいきましょう！
